Info för evenemangsarrangörer

Tack för att du är aktiv och ordnar evenemang! För att evenemanget ska bli så lyckat som möjligt har vi sammanställt stödmaterial och länkar för dig som arrangerar evenemang för TFiF.

Du kan när som helst kontakta kansliet ifall du har frågor.

Anmäl ett nytt evenemang

Fyll i evenemangsblanketten nedan när ditt evenemang är klart för att börja marknadsföra. Kansliet lägger in evenemanget på webben och bygger upp anmälningsblanketten utgående från den info du skickar in via blanketten.

Anmäl ett nytt evenemang här

Checklista för evenemang

Datum och klockslag

Föreläsare

  • Får föreläsningen bandas eller föreläsarens material distribueras?
  • Skall föreläsarna få någon ersättning eller ersättas för resor eller inkvartering? Kontakta kansliet för mera information om vilka kostnader som TFiF kan stå för.
  • Behövs det en föreläsargåva? Kontakta kansliet för mera information.

Teknik

  • Är det ett evenemang med enbart fysisk närvaro, ett hybridevenemang eller ett webbinarium?
  • Hurdan teknik behöver föreläsaren (t.ex. dator)?
  • Finns det färdigt teknik för streaming i evenemangets utrymme eller behöver utomstående teknik hyras in?
  • Vilket mötesverktyg (t.ex. Teams eller Zoom) används för hybrid- och virtuella evenemang?

Deltagare

  • Vilken är din primära målgrupp? Får deltagarna ta med gäster eller riktar sig evenemanget endast till medlemmar?
  • Finns det min. eller max. antal deltagare?

Utrymme

  • Hurdant utrymme behövs? Observera att utrymmena behöver bokas separat, det räcker inte med att meddela om plats i evenemangsblanketten. Mera information om utrymmen nedan.

Servering

  • TFiF står i regel för en lätt matbit (max 10 €/pers) under evenemang där det inte uppbärs deltagaravgift. Vill du ha en mera omfattande servering som är dyrare går även det att ordna, men i så fall bör det uppbäras en deltagaravgift.

Övriga bokningar

  • Beställ biljetter eller boka annat som behövs, t.ex. busstransport.
  • För arrangerandet av längre resor eller resor utomlands används i första hand resebyrå. Anmälan och deltagaravgifter sköts ändå via TFiF.

Budget

  • Gör upp en budget om evenemanget medför kostnader och beräkna eventuell deltagaravgift.
  • Deltagarna betalar i regel själva för inträdesbiljetter och resor (exkl. korta hyrbusstaransporter inom landet), medan TFiF kan stå för guidning.

Fakturering och kostnadsersättning

  • Be i första hand föreläsare, bussbolag osv att fakturera TFiF, faktureringsuppgifter hittar du här. Om du trots allt behövs lägga ut egna pengar på något evenemang, kan du anhålla om kostnadsersättning via blanketten längst ner på samma sida.

Praktiska arrangemang

  • Gå igenom det praktiska gällande evenemanget (tidtabeller, servering, personal, teknik, iordningställande och undanstädning).

Anmälning

  • När ska anmälningen öppnas och stängas? Reservera tillräckligt lång anmälningstid.
  • Anmälningarna till evenemang tas alltid emot via TFiFs evenemangsverktyg Lyyti, för att garantera deltagarnas dataskydd.
  • Om evenemanget har en deltagaravgift, uppbärs alltid avgiften i samband med anmälan (betalning via nätbank eller kreditkort).

Marknadsföring

  • Via kansliet kan evenemang marknadsföras i (allmänna eller riktade) epostmeddelanden till medlemmar, sociala medier och TFiF bladet. Uppge gärna i evenemangsblanketten ifall det finns någon specifik kanal som du vill att evenemanget ska marknadsföras via, t.ex. riktade epostutskick till en viss målgrupp eller LinkedIn.
  • Den effektivaste kanalen är oftast djungeltrumman, så sprid också infon i dina egna nätverk och tipsa dina kontakter. Via vilka kanaler kan du och din grupp själva enkelt nå ut med information till intresserade?
  • Fota gärna på evenemang, men fråga lov av personerna i bild innan du publicerar dem. Du får gärna dela bilder i sociala medier med #tfiffen och #tacktfif, samt #tfifdiff, #diff_ingenjorerna och #diffen för evenemang som är gemensamma med DIFF.

Evenemangsblankett

  • Fyll i evenemangsblanketten (länken finns högre upp på sidan), så lägger kansliet upp ditt evenemang på webbsidorna och bygger upp anmälningsblanketten i Lyyti.

Utrymmen

Orfeus Lounge i Helsingfors

  • Bokas via medlemsportalen.
  • Kom ihåg att meddela kansliet i god tid före evenemanget ifall ni önskar beställa traktering från restaurang Tekniska.
  • Mera information om utrymmet och utrustningen på TFiFs webbsidor.
  • Ingen utrymmeshyra.
  • Om det serveras alkohol under evenemanget får inga betalningar ske på plats, eftersom TFiF inte har utskänkningsrättigheter i lokalen.

Restaurang Tekniska i Helsingfors

  • Bokas antingen direkt via Restel eller via TFiFs kansli
  • Kom ihåg att nämna att det gäller ett TFiF-evenemang.
  • Mera information om utrymmet och utrustningen på Restels sidor
  • Ingen utrymmeshyra

TFiF-TEK Lounge i Åbo

Övriga utrymmen

  • Övriga utrymmen bokas av arrangören själv. Kolla upp villkoren för bokningen och eventuell avbokning, utrymmeskapaciteten och vilken teknik som ingår i samband med bokningen.

Stöd från kansliet

Arrangören

  • slår fast datum.
  • bokar behövliga utrymmen.
  • bokar program, beställer biljetter eller buss, bokar föredragshållare osv.
  • gör upp en realistisk budget som håller. TFiF kan stå för arvoden för t.ex. guider och föreläsare – kontakta kansliet i god tid i förväg i så fall.
  • fyller i evenemangsblanketten (se ovan).

Kansliet

  • för in evenemanget på webbsidorna och öppnar anmälningen i Lyyti.
  • marknadsför evenemanget via TFiFs kanaler.
  • sköter kommunikationen med deltagare, i samråd med arrangörerna.
  • kontrollerar betalningar av deltagaravgifter.
  • sköter om betalningar (för biljetter, researrangemang etc.) till tredje part.
  • sköter betalning av arvode till föredragshållare.
  • handhar gåvor för föredragshållare.