Avtala om villkoren för distansarbete ordentligt

I arbetslagstiftningen har man inte stipulerat villkoren för distansarbete skilt för sig, därför är det viktigt att avtala om detta ordentligt.

Arbetsformen distansarbete blir allt vanligare och framför allt p.g.a. pandemin har man inom många företag övergått till detta på bred front. Då man arbetar på distans är det viktigt att man avtalar om villkoren för arbetet möjligast klart så att bägge parter är av samma uppfattning om spelreglerna för distansarbetet. I arbetslagstiftningen har man inte beaktat distansarbete med skilda regler och därför är det så viktigt att avtala om dessa.

Då man jobbar på distans är den juridiska grunden för detta arbetsavtalslagen, arbetstidslagen och lagen om arbetssäkerhet precis som då man utför sitt arbete i arbetsgivarens utrymmen. Utgångspunkten är att arbetstagaren är i samma position oavsett om arbetet utförs i arbetsgivarens utrymmen eller på distans. Om man inte avtalar om annat är bl.a. arbetsmängden och målsättningarna de samma som då man jobbar på kontoret.

Att avtala om distansarbete

Distansarbete kräver alltid att arbetsgivare och arbetstagare avtalar om saken. Arbetstagaren kan sålunda inte på egen hand besluta sig för att arbeta på distans och arbetsgivaren kan inte beordra distansarbete ifall detta inte avtalats om i arbetsavtalet.

Man måste inte avtala om distansarbete skriftligt men med klara avtal undviker man enklast oenigheter som kan uppstå. Framför allt kan det vara bra att avtala om distansarbete då detta utförs regelbundet under en längre period. För att undvika missförstånd är ett skriftligt avtal alltid värt att överväga.

Man kan avtala om spelreglerna för distansarbete genom ett distansarbetsavtal arbetsgivare och -tagare emellan eller via gemensamma regler som gäller på arbetsplatsen. Vad man skall avtala om beror långt på vad för slags arbete som utförs och det avtalade kan variera från fall till fall.

I avtalet om distansarbete eller de praktiska rutinerna för arbetsplatsens distansarbete kan det vara bra att t.ex. fundera över följande:

• vilket jobb kan utföras på distans
• hur mycket kan man jobba på distans
• är avtalet om distansarbete temporärt eller tillsvidare ikraftvarande
• hur kan någondera parten häva avtalet och vad är då uppsägningstiden för detta (då distansarbetet upphör återgår arbetstagare till sin normala arbetsplats om annat inte har avtalats)
• var kan distansarbete utföras (är arbetet begränsat enbart till arbetstagarens hem eller kan man utföra arbetet på stugan eller utomlands)
• hur avtalar man om distansdagar i praktiken (åt vem meddelar man om saken och hur långt på förhand)
• vilken arbetstid gäller och hur sker uppföljningen (arbetstidsstämpling). Man kan även komma överens om under vilken tid arbetstagaren skall vara anträffbar
• hur följer man upp arbetets framskridande och skall arbetstagaren rapportera till sin förman om utfört arbete
• försäkringsregler, vad täcker arbetsgivarens försäkring i utrymmet för distansarbete och finns det behov av tilläggsförsäkringar
• hur dataskyddet fungerar vid distansarbete

Även i arbetsavtalet kan det finnas anvisningar och modeller om hur man kommer överens om distansarbete.

Arbetstid vid distansarbete

I och med att distansarbete omfattas av den nya arbetstidslagen är utgångspunkten att alla normala regler vad gäller arbetstid även gäller då arbete utförs på distans. I praktiken innebär detta att även arbete som utförs på distans förutsätter uppföljning från arbetsgivarens sida. Arbetsgivaren är enligt lag skyldig att övervaka att arbetssättet är både tryggt och hälsosamt, detta gäller även vid distansarbete.

Man kan t.ex. följa flextid i distansarbete på samma sätt som då man jobbar i arbetsgivarens utrymmen, då arbetstagaren kan samla eller nyttja flextid. Distansarbete kan utföras som hela dagar eller delvis, t.ex. så att man på förmiddagen jobbar på kontoret och på eftermiddagen på distans.

Då man jobbar på distans är det arbetstagarens ansvar att se till att ordna arbetstiden så att tillräckligt med pauser hålls och skadlig belastning undviks. Vid regelbundet arbete på distans eller under en längre period är det viktigt att skilja på arbetstid och fritid.

Arbetstrygghet i distansarbete

Innan man inleder distansarbete är det bra att gå igenom vilka försäkringar som tagits för arbetstagare. Då distansarbetet har blivit allt vanligare har det varit mycket diskussioner om att den lagstadgade olycksfallsförsäkringen som tecknats för arbetstagare kanske inte nödvändigtvis täcker alla skador som uppstått under distansarbete.

Det är bra att kontrollera vilka försäkringar arbetsgivaren tecknat för de anställda

Utgångspunkten är, att då man arbetar på distans täcker försäkringen de olyckor som skett i samband med arbetet. Olyckan skall således uttryckligen ske i samband med att arbetet utförs.

För det mesta sker ändå olyckorna i distansarbete då arbetstagaren avlägsnar sig från sin arbetsstation för att hämta kaffe, besöka toaletten eller göra annat som inte uttryckligen har med arbetets utförande att göra. Därmed kan det vara bra att se över behovet av tilläggsförsäkringar såsom t.ex. olycksfallsförsäkring för fritid.

Som exempel kan nämnas ett fall på olycksfallsförsäkringscentralen där en arbetstagare som arbetade på distans hade sprungit från toaletten för att svara i telefonen och snubblat på en matta. I detta fall bedömdes olyckan inte ha skett under utförande av arbete. I och med att olyckan bedömdes ha skett under en paus täckte inte arbetsolycksförsäkringen olyckan.

Text: Anna Tikkanen
Anna jobbar som jurist på TEK med ansvar för frågor gällande arbetsförhållanden

Som TFiF-TEK-medlem får du omfattande juridiska tjänster

Du har tillgång till såväl personlig juridisk rådgivning som via nätet 24/7.
TEKs jurister:

• kontrollerat utkast för arbets- och direktörsavtal
• hjälper i diverse frågor gällande arbetsförhållandet
• ger råd i frågor gällande familje- och arvsrätt
• hjälper företagare i frågor som har att göra med t.ex. grundandet av företag och avtal
• arbetar med arbetsavtalstvister och ger råd t.ex. vid samarbetsförhandlingar

Utöver detta hittar du svar på de vanligaste frågorna via eLakimies-tjänsten (på finska). Bekanta dig även med sidorna för information om lagar och de vanligaste ställda frågorna på: www.tek.fi/lakipalvelut (finska)